wirtualne-biura.com-logo

Biuro wirtualne — co to jest?

Autor artykułu:
Redakcja
Data publikacji: 
25 października, 2019

Pomysł na tak zwane biuro wirtualne zrodził się w branży executive suite. Został zapoczątkowany w 1994 roku przez Ralpha Gregorey’ego, który założył trafnie nazwane “inteligentne biuro”. W artykule tym przeanalizujemy pojęcie biura wirtualnego. Co to jest, jakie są zalety i zasady jego działania — dowiesz się, czytając dalej.

Na jakiej zasadzie działają biura wirtualne?

Biuro wirtualne lub też firma wirtualna jest szerokim terminem. To usługa, która umożliwia pracownikom i właścicielom firm pracę z dowolnego miejsca. Organizacje korzystające z tych usług, funkcjonują pod tak zwanym wirtualnym adresem i dostarczają usługi lub produkty.

Dzieje się tak za sprawą dostarczania przez usługodawcę szeregu funkcji biznesowych. Pierwszy z nich to zapewnienie firmowego adresu pocztowego. Wszystko to bez konieczności wynajmu rzeczywistej powierzchni. Jednak oczywiście za odpowiednią opłatą. Zazwyczaj jest ona pobierana co miesiąc lub z góry, za cały rok.

Jest to szczególnie popularne rozwiązanie wśród start-upów i małych firm, które chcą zminimalizować koszty ogólne. Jednak jest to pomysł, z którego mogą korzystać również korporacje. To często stosowana praktyka, gdy organizacja chce uzyskać adres w różnych miastach. Biuro może znajdować się nawet tysiące kilometrów od miejsca pobytu właścicieli. Umożliwia tym samym tworzenie i utrzymanie obecności w pożądanej lokalizacji bez konieczności płacenia czynszu za rzeczywistą powierzchnię. Twoja firma może być wszędzie. Możesz prowadzić działalność, gdzie tylko zechcesz.

To idealne rozwiązanie również dla konsultantów, freelancerów i jednoosobowych działalności gospodarczych. Usługi te oferują dodatkowe korzyści, niedostępne w biurze domowym. O tych zaletach opowiemy szczegółowo nieco dalej.

Co zapewnia biuro wirtualne?

Biura wirtualne opierają się na różnych usługach. Tym samym zajmują się szeregiem spraw związanych z funkcjonowaniem organizacji. Biuro wirtualne może zapewnić nie tylko adres pocztowy. Choć często już ta kwestia może nadać firmie niezwykłego prestiżu. Wirtualne adresy często znajdują się w najbardziej znanych biurowcach. W przypadku niektórych firm prestiżowy adres może być nieistotny.

Jednak dla większości stanowi on istotną strategię. Na przykład, jeśli jesteś profesjonalnym prawnikiem, wielu Twoich klientów może pomyśleć, że brakuje Ci wystarczających umiejętności, gdy Twój adres kieruje na drugi koniec świata. Oczywiście ten niekoniecznie rozwinięty. Prestiżowy adres tworzy pozytywną aurę Twojej firmie i generuje jej wiarygodność.

Możesz skorzystać również z innych usług biura wirtualnego. Należą do nich odbieranie telefonów i usługi wideokonferencji. Profesjonalna usługa odbierania telefonu może mieć ten sam efekt, co prestiżowy adres. Dzięki temu nawet najmniejsza firma może wydawać się niezwykle profesjonalna. 

Biura wirtualne oferują także możliwość wynajmu sali konferencyjnej, skanowania i przesyłania pocztą e-mail Twojej korespondencji. Dzięki temu możesz być na bieżąco ze sprawami administracyjnymi. Niektóre biura wirtualne oferują także pomoc w ochronie przed działaniami prawnymi.

To tylko niektóre, najbardziej popularne usługi oferowane przez dostawców biur wirtualnych. Niektórzy oferują minimum. Inni z kolei usługi premium. Im więcej usług zostanie dodanych do pakietu, tym oczywiście analogicznie usługa będzie droższa.

Biuro wirtualne — zalety

Korzyści z korzystania z biura wirtualnego zależą od rodzaju prowadzonej działalności. Dlatego należy upewnić się, że odpowiednio oceniasz zalety. Weź pod uwagę specyficzne potrzeby Twojej firmy. Każda firma jest wyjątkowa i potrzebuje innego zarządzania.

Jak możesz wykorzystać zalety wirtualnego biura? Po pierwsze, jego miesięczny koszt jest znacznie tańszy niż wynajem czy też kupno tradycyjnej przestrzeni. Jednocześnie nie wiąże się to z żadnymi kosztami utrzymania i zatrudniania personelu administracyjnego. Nie musisz zatrudniać usług sprzątania, czy też wyposażenia. Nie ma potrzeby kupowania fizycznych urządzeń i materiałów eksploatacyjnych. Dzięki temu firma wirtualna może rozwijać się szybciej niż ta tradycyjna. Oszczędzasz nie tylko pieniądze, ale również coś bezcennego — czas.

Koszty zatrudnienia, takie jak ubezpieczenie i podatki również mogą zostać zmniejszone. Dzięki temu Twoja firma może uzyskać to, co dla niej najlepsze niskim kosztem.

Skąd pomysł na biuro wirtualne?

Jak wspomnieliśmy wyżej, pomysł narodził się w branży Executive Suite. Ewoluował ze względu na możliwości zdalnego funkcjonowania firm za pomocą ciągle rozwijającej się technologii. Wiele współczesnych platform komunikacyjnych umożliwia właścicielom firm obniżenie kosztów działalności.

Wraz z rozwojem firm internetowych i nietradycyjnych rodzajów pracy, korzystanie z fizycznej przestrzeni biurowej staje się coraz mniej powszechne. Tym samym wirtualny adres jest ugruntowaną częścią branży elastycznych przestrzeni i stale się rozwija. Widząc ten trend, rosnącego zapotrzebowania na biura wirtualne, w Polsce również jest ich coraz więcej.

Copyright © 2018-2020 – Wszystkie prawa zastrzeżone.
Nasi partnerzy: