Wynajem biura fizycznego vs. wirtualny adres

Wybór miejsca do prowadzenia firmy nie sprowadza się już tylko do wynajmu biura z cegły na rogu ulicy. Istnieją również inne opcje, takie jak na przykład wirtualne adresy. Oba rozwiązania mają zarówno swoje zalety, jak i wady. Zastanawiasz się, czy powinieneś wynająć biuro fizyczne, czy wirtualne? Oto porównanie tych dwóch alternatyw!

W poprzednim tekście opisywaliśmy cztery najważniejsze zalety biura wirtualnego. Dzisiaj z kolei skonfrontujemy je z wynajmem biura fizycznego. Zapraszamy!

Które rozwiązanie wybrać?

Decyzja o tym, która opcja jest odpowiednia, powinna być poprzedzona rozważaniami różnych czynników. Aby pomóc Ci podjąć tę właściwą decyzję zebraliśmy niektóre najważniejsze uwagi.

Koszt

Ogólne koszty są jednym z pierwszych czynników przy podejmowaniu decyzji biznesowych. Szczególnie jeśli chodzi o kwestię, gdzie założyć działalność. Jeśli chcesz obniżyć początkowe wydatki, warto rozważyć wirtualny adres. Fizyczna powierzchnia jest znacznie droższa. A ceny wynajmu wciąż rosną, szczególnie w Warszawie. 

Jeśli jednak fizyczne biuro jest odpowiednie dla Twojej firmy, istnieją sposoby, dzięki którym mimo to możesz obniżyć koszty. Możesz wynająć dostęp do biurka. Czyli skorzystać z tak zwanego co-working. Dzięki temu nie będziesz obciążony długoterminowym zobowiązaniem, które może pozbawić Twoje fundusze. Jest to fantastyczny wybór dla firm, które potrzebują przestrzeni roboczej, ale nie chcą wynajmować dużej powierzchni. Biura wirtualne najczęściej oferują również taką możliwość.

Dla porównania — opłata za wirtualny adres może wynosić nawet zaledwie 20 złotych miesięcznie. Dzięki temu nie ponosisz nadmiernych, miesięcznych kosztów czynszu. Możesz również wybierać spośród różnych dostępnych pakietów. Wtedy oczywiście analogicznie cena ta najczęściej rośnie. Na przykład możesz skorzystać z usługi odbierania połączeń i adresu e-mail.

Zatem jeśli nie możesz sobie pozwolić lub nawet nie masz potrzeby wynajmowania fizycznej przestrzeni w lokalizacji, która odpowiada Twojej działalności, bardziej sensowny jest wynajem biura wirtualnego.

Zaufanie i wizerunek marki

Silny wizerunek marki i zdobywanie zaufania klientów ma zasadnicze znaczenie dla reputacji firmy. E-biura zapewniają, że Twoja firma ma fizyczny adres pocztowy. Co więcej, dzięki adresom nadanym w prestiżowych lokalizacjach w większych miastach Polski, możesz utrzymać wizerunek Twojej marki i zachować zaufanie klientów. Na standardowy wynajem biura w najlepszych biurowcach, niestety nie stać każdą organizację.

Elastyczność

Utrzymywanie balansu między życiem zawodowym a prywatnym jest niezwykle ważne dla wielu osób. Podobnie, jak możliwość pracy w warunkach, które Ci odpowiadają. W wynajmowanym biurze szanse na osiągnięcie tych dwóch celów są mniejsze niż w przypadku korzystania z e-biura.

Po pierwsze, do wynajmowanego biura pracownicy będą musieli poświęcać czas na dojazdy. Zabiera im to często cenny czas, poza życiem zawodowym. W Warszawie dojazdy od 40 minut do ponad 1 godziny są powszechne. Po drugie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracownicy będą wzajemnie się rozpraszali. Trudno jest osiągnąć idealne warunki pracy dla wszystkich. Korzystając z e-biura pracownicy mogą cieszyć się lepszą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym. Mogą pracować w domu zamiast w siedzibie firmy. Taka możliwość pozwala również pracować w warunkach, które im odpowiadają. Bez konieczności poświęcania czasu i pieniędzy na dojazdy. Pamiętaj, że zadowolony pracownik to produktywny pracownik.

Komunikacja z klientem i pracownikami

Twoja działalność może potrzebować profesjonalnej przestrzeni, aby spotkać się z klientem. Z pozoru więc pod tym względem tradycyjne biuro może wydawać się lepszych rozwiązaniem. Jednak odpowiedź adresów wirtualnych na te wątpliwości jest równie korzystna. Wiele z nich oferuje możliwość korzystania z sal konferencyjnych w dowolnym momencie. Niezależnie od tego, czy spotykasz się z klientem, organizujesz spotkanie zarządu lub pracowników – do dyspozycji masz sale, które można dostosować do potrzeb Twojej działalności. 

Co więcej, sala w prestiżowym miejscu sprawi, że Twoje interakcje z klientami będą bardziej profesjonalne. Zapraszanie klientów czy też pracowników do swojego salonu nie jest profesjonalne.

Podsumowanie

Wybór między wynajmem biura fizycznego a wirtualnego ostatecznie zależy od tego, na jakim etapie znajduje się Twoja firma i od tego, co potrzebujesz osiągnąć. Dla tych, którzy chcą zaoszczędzić pieniądze, koncentrują się na rozwoju i planowaniu przyszłości, wirtualne adresy mogą być lepszym wyborem. Umożliwiają one obniżenie kosztów wynajmu przy jednoczesnej elastyczności. Może to być najlepsza opcja zarówno dla firm rozwijających się, jak i tych zaawansowanych. 

Tym samym zwycięzcą tego zestawienia są zdecydowanie wirtualne adresy. Jednak pamiętajmy, że rozwiązanie to nie sprawdzi się dobrze we wszystkich firmach. Jeśli wymagasz od pracowników regularnej obecności w siedzibie lub pracujecie na zaawansowanych urządzeniach —  między innymi takie czynniki mogą wpłynąć na wybór fizycznego biura. Zatem najlepsza opcja dla Ciebie i Twojej firmy zależy od Twoich potrzeb.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *